Plannings en ligne

Est-il possible d'établir une passerelle entre Planning Tools et un logiciel de paie ?

Planning Tools peut fournir des données en temps réel sous différentes formes. Contactez-nous.

J'utilise Planning Tools depuis plusieurs années mais j'aurais maintenant besoin de certaines fonctionnalités supplémentaires très précises. Est-ce réalisable ?

Il suffit de nous expliquer vos besoins spécifiques. Contactez-nous.

Comment informer les utilisateurs par e-mail d'une modification de leur planning ?

Il s'agit d'une option qui doit être activée dans les droits utilisateurs.
Ensuite, il appartient à chaque utilisateur, qui souhaite effectivement être informé par e-mail, de renseigner une adresse e-mail valide dans son espace de connexion (onglet "Notification par e-mail" du menu supérieur lorsqu'un utilisateur se connecte à son planning individuel - en connexion publique -).
Une fois l'option activée, l'envoi d'e-mail s'effectue automatiquement dès qu'un planning est modifié par un administrateur.
Seuls reçoivent un mail les utilisateurs qui ont fourni une adresse e-mail et uniquement si leur planning individuel est modifié.

Comment imprimer les plannings ?

Les plannings sont exportables au format pdf en connexion publique.
Quatre types de plannings peuvent être imprimés :

• plannings individuels mensuels
• plannings de groupes mensuels
• plannings de groupes hebdomadaires
• plannings sur 1 à 12 mois avec sélection des jours et filtre sur les sigles

Spécifique aux plannings de groupes mensuels : le paramétrage de l'impression peut être effectué différemment pour chaque groupe de ressources.
Pour que les dates soient reportées en haut de chaque page, il faut régler correctement le nombre de lignes à imprimer sur chaque page. Les formats disponibles : A4 et A3.

Comment exporter les tableaux de calcul vers un tableur ?

L'export de tableaux tels que les calculs d'horaires ou de salaires s'effectue en connexion administrateur.
Les fichiers sont générés au format CSV, le séparateur de champs étant le point-virgule.
Sélectionner l'ensemble du texte affiché à l'écran et utiliser la commande Edition/Collage spécial de votre tableur.
Choisir le point-virgule comme séparateur de champs pour que chaque champ figure dans sa colonne.
Autre possibilité : coller le texte sélectionné dans un éditeur de texte et l'enregistrer avec l'extension *.csv.
Il suffit ensuite de l'ouvrir dans un tableur et de sélectionner le point-virgule comme séparateur.

Plusieurs gestionnaires peuvent-ils intervenir en écriture simultanément sur les plannings ?

Oui, grâce à un système de verrouillage à deux niveaux.
Le premier niveau est activé par défaut : lorsque des ressources se retrouvent dans plusieurs groupes ouverts simultanément par plusieurs gestionnaires ou rédacteurs, le premier de ces intervenants qui a ouvert un groupe verrouille les ressources communes à son avantage.
Le second niveau est paramétré par un administrateur qui va répartir l'exclusivité sur les ressources entre plusieurs intervenants, chacun de ces derniers étant le seul à pouvoir modifier les plannings des ressources qui lui sont attribuées en exclusivité.
Pour assouplir ce système, l'administrateur peut partager l'exclusivité d'une ou plusieurs ressources entre deux gestionnaires ou davantage.

Les ressources peuvent-elles modifier leur planning en connexion publique ?

Oui, si l'administrateur les y autorise.
Dans ce cas, en connexion publique, chaque ressource peut modifier son planning individuel, soit totalement, soit en partie.
L'administrateur peut par exemple réserver une ligne en écriture pour les demandes de congés.

En connexion administration, la présence d'un cadenas m'empêche de modifier le plannings de certaines ressources

Un autre gestionnaire est en train de travailler sur un groupe de ressources dont certaines figurent également dans votre groupe ouvert.
Il peut arriver aussi que des ressources restent verrouillées lorsque le programme a été fermé sans déconnexion.
Dans ce cas, l'administrateur dispose d'un outil pour supprimer ces verrous.

En connexion administration, aucun sigle n'est plus visible dans la liste des sigles du module de traitement des plannings mensuels.

Vous avez activé un regroupement de tâches qui est uniquement composé de sigles que vous avez ensuite supprimés.
Supprimez ce regroupement et vous retrouverez la liste des sigles.

Comment récupérer un mot de passe oublié ?

Par défaut, tous les mots de passe sont "1234". Si un utilisateur modifie son mot de passe, celui-ci est alors crypté.
Pour récupérer un mot de passe oublié, l'administrateur ne pouvant donc le déchiffrer, il réinitialise à "1234" le mot de passe oublié.
Le login par défaut des utilisateurs est composé des 4 premières lettres de son nom. Exemple : Jacques DUPONT donne JACQ ; DUPONT Jacques donne DUPO.
En cas d'homonymie : DUPONT Jacques donne DUPO, DUPONT Louis donne DUPO1, etc.
C'est l'administrateur qui confirme les mots de passe des utilisateurs, information disponible dans les droits utilisateurs en connexion administration.

Comment accéder aux commentaires associés aux tâches en connexion publique ?

Les commentaires apparaissent en infobulle lorsque le curseur de la souris passe sur une tâche ou une indisponibilité qui est soulignée.
Pour que la lecture des notes soit accessible, cette option ne doit pas être désactivée par l'administrateur (module gestion des droits d'accès).

En connexion publique, puis-je consulter les plannings de tous mes collègues ?

Cela dépend des droits paramétrés par l'administrateur : soit tout le monde peut consulter tous les plannings, soit chacun ne peut consulter que les plannings des personnes se trouvant dans son groupe.